Aby wybrać idealną niszczarkę do swojego biura, należy przede wszystkim uwzględnić przy tym kilka kluczowych czynników. Jednym z najważniejszych z nich jest określenie, jakie tak właściwie rzeczy zamierzamy niszczyć. Na pierwszy rzut oka odpowiedź wydaje się tu być banalna – kartki papieru. Należy jednak określić, czy dokumenty będą ze sobą spięte lub zszyte.
Bardzo ważny jest także format niszczonych dokumentów, bowiem niektóre z nich mogą mieć zupełnie inne wymiary niż standardowe kartki A4. Zupełnie inną kwestią jest także niszczenie danych zawartych na płytach CD czy DVD. Czasami mogą one nie być już potrzebne, ale nie ma praktycznie możliwości zwykłego wyrzucenia ich do kosza. Z tego też powodu nie warto skupiać się wyłącznie na tych najbardziej standardowych modelach niszczarek, które są w stanie pracować jedynie z materiałami takimi jak papier.
Na rynku dostępne są również modele pozwalające na dokładne niszczenie kart kredytowych, dyskietek czy płyt CD/DVD; doskonale radzą sobie także z dokumentami spiętymi zszywkami. Jeśli dane urządzenie jest przeznaczone do niszczenia dokumentów szerszych niż 210 mm, to posiada rzecz jasna szerszą szczelinę podawczą. Warto także pamiętać, że w standardowych niszczarkach nie powinno się niszczyć pomiętych kartek papieru. Na szczęście jednak istnieją modele, które świetnie radzą sobie także z takimi rzeczami.
Następną ważną kwestią jest to, jak wiele dokumentów w określonym czasie możemy zniszczyć daną niszczarką. Producenci najczęściej podają tutaj dzienną lub miesięczną normę, która ma być bezpieczna dla konkretnego modelu. Jest to oczywiście średnia. Nie możemy na przykład wykorzystać całego takiego limitu w ciągu godziny i potem nie korzystać z niszczarki przez miesiąc, bowiem coś takiego doprowadzi być może do poważnego jej uszkodzenia.
Warto zwracać uwagę również i na to, jak wiele kartek papieru może jednorazowo "połknąć" dana niszczarka. Producenci podają tutaj jednak wartości dla papieru o gramaturze 70g/m2, podczas gdy w dokumentach biurowych bardzo często spotykana jest gramatura 80g/m2. Najbardziej podstawowym rodzajem tych urządzeń są niszczarki osobiste. Ich dzienna wydajność to zazwyczaj około 300 arkuszy, choć nie jest to norma – zdarzają się nieco słabsze modele. Znacznie większą wydajność posiadają niszczarki biurowe. W większości przypadków korzystają z nich nawet kilkunastoosobowe zespoły pracowników, przez co dziennie mogą niszczyć około 2000 arkuszy. Na rynku dostępne są jeszcze wydajniejsze niszczarki, przeznaczone dla najbardziej wymagających już użytkowników.
